À l’approche de l’entrée en vigueur de la facturation électronique, toutes les entreprises vont être tenues de choisir une plateforme agréée. Ces nouveaux acteurs vont jouer un rôle central dans la mise en œuvre de la réforme : ils assureront la circulation des factures numériques entre les partenaires commerciaux, ainsi que la transmission des données de transaction à l’administration fiscale. Pour se conformer sereinement à leurs nouvelles obligations, les entreprises doivent sélectionner dès à présent une plateforme adaptée à leurs besoins spécifiques.
Des plateformes agréées par l’État au cœur de la transmission des factures dématérialisées
Définition et rôle central : assurer les échanges de factures électroniques
Les plateformes agréées (PA) sont des outils ou des solutions informatiques certifiés par l’administration fiscale dans le cadre de la réforme de la facturation électronique. Elles étaient auparavant désignées par l’intitulé « plateformes de dématérialisation partenaires » (PDP).
Les plateformes agréées sont des intermédiaires : leur rôle central est d’assurer la transmission de l’ensemble des factures électroniques. Le recours à une PA n’est pas facultatif. Ainsi, chaque entreprise concernée par la réforme devra avoir opté pour une plateforme agréée d’ici septembre 2026.
Lorsque la réforme sera entrée en vigueur, le flux de facturation entre deux parties prenantes s’effectuera ainsi : la facture du fournisseur transitera par voie dématérialisée via sa plateforme puis par celle de son client. Elle sera ensuite mise à disposition du client sur sa propre plateforme.
Les PA : des acteurs de la digitalisation et de la dématérialisation
Les entreprises qui ont déposé une demande pour devenir plateforme agréée sont, pour la plupart, des prestataires de services numériques ou des éditeurs de logiciels :
- des fournisseurs de solutions de dématérialisation ou de digitalisation ;
- des éditeurs de logiciels de facturation ou de logiciels de comptabilité ;
- des éditeurs de logiciels de gestion commerciale ;
- des éditeurs de logiciels de conformité fiscale, de gestion de notes de frais… ;
- etc.
Une plateforme agréée suite à un processus d’immatriculation
Les plateformes agréées doivent être certifiées par l’État. Les plateformes qui ont réussi la première étape de la procédure d’immatriculation sont pour le moment immatriculées sous réserve de conformité.
Leur immatriculation définitive interviendra dès que l’administration fiscale se sera assurée de leur conformité réglementaire. Elle va pour cela notamment vérifier que chaque plateforme est capable de contrôler la qualité des données traitées, d’assurer la transmission des factures et de respecter de fortes obligations en matière de sécurité.
Missions des plateformes agréées dans le cadre de la facturation électronique
Les plateformes agréées assurent plusieurs missions qui participent à fluidifier les flux de facturation et facilitent la transmission des données requises à l’administration fiscale.
Assurer la création et la transmission des factures par voie électronique
Le rôle central d’une plateforme est d’assurer l’émission, la transmission et la réception de l’ensemble des factures électroniques de ses utilisateurs.
Les factures vont transiter entre la plateforme du fournisseur et celle du client. Les deux plateformes doivent donc être capables de communiquer entre elles tout en garantissant l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des documents échangés.
Vérifier la conformité des factures
La plateforme est tenue de contrôler les factures émises et déposées par les utilisateurs. Elle s’assure notamment que les factures sont émises dans l’un des formats prévus (Factur-X, CII, UBL) et qu’elles contiennent toutes les mentions obligatoires.
Transmettre les données à l’administration fiscale
La plateforme doit garantir son interopérabilité avec le portail public de facturation (PPF).
Elle transmet au PPF certaines données extraites des factures ou renseignées par les utilisateurs au titre du e-reporting : identification du client et du fournisseur, montant HT, montant et taux de TVA…
Ces données sont centralisées par le PPF et transmises à l’administration fiscale.
Cette nouvelle pratique doit contribuer à lutter contre la fraude à la TVA. Elle ouvre également la voie au préremplissage des déclarations de TVA.
Faciliter la gestion des factures émises et reçues
La plateforme centralise les flux de facturation et permet à l’entreprise d’accéder facilement à toutes ses factures en un seul endroit.
Elle assure également la mise à jour en temps réel du statut de l’ensemble des factures émises ou reçues : facture déposée, facture refusée, facture rejetée, facture encaissée….
Grâce à cette traçabilité, les processus internes seront plus fluides, ce qui devrait réduire les délais de paiement et faciliter les relances et la gestion des litiges.
Mettre à jour l’annuaire centralisé
La plateforme est aussi tenue de mettre à jour les informations de ses utilisateurs dans l’annuaire centralisé. Celui-ci recense toutes les entreprises concernées par la réforme de la facturation électronique.
À côté de ces missions obligatoires, les plateformes peuvent aussi proposer d’autres services dans le cadre de leur offre commerciale (automatisation, intégration avec le logiciel comptable, mise à disposition de tableaux de bord, archivage électronique…).
Les critères de choix pour une plateforme agréée adaptée à ses besoins
Plusieurs éditeurs de logiciel sont en cours d’immatriculation pour devenir plateforme agréée. Si l’entreprise utilise déjà un logiciel ou une solution numérique qui obtient la qualification de PA, elle pourra se conformer aux exigences de la réforme sans avoir à changer d’outil. Dans le cas contraire, le choix de la plateforme doit s’appuyer sur différents critères.
La conformité et l’immatriculation
La plateforme doit se trouver sur la liste officielle des PA immatriculées par l’État. Cette immatriculation garantit sa conformité à la législation, et notamment sa capacité à transmettre les factures sous forme électronique en respectant l’intégrité du contenu.
L’intégration avec les outils internes
Une bonne plateforme doit pouvoir s’intégrer facilement aux logiciels existants dans l’entreprise (ERP, outil de facturation, logiciel comptable, CRM…).
Sécurité des données et confidentialité
La plateforme stocke et transmet des données sensibles. Elle doit donc assurer la confidentialité des informations et garantir un haut niveau de protection contre le piratage et la perte de données.
Les fonctionnalités avancées
Certaines plateformes proposent des fonctionnalités supplémentaires pour aider les entreprises dans la gestion quotidienne de leur activité. Selon leur taille et leurs besoins, les entreprises peuvent donc opter pour un prestataire dont l’offre de services est plus étendue que ce qu’impose la réglementation.
Le tarif de la plateforme agréée
Le coût d’une plateforme agréée varie selon le nombre de factures traitées et les fonctionnalités incluses. Les entreprises doivent évidemment tenir compte de leur budget au moment de faire un choix, mais également anticiper l’évolution de leurs besoins et de leur volume de factures.
La réputation de l’éditeur et son accompagnement
Opter pour la solution proposée par un éditeur connu et bien implanté est un gage supplémentaire pour assurer la conformité de l’entreprise aux exigences légales.
L’assistance mise à disposition des utilisateurs par la plateforme agréée n’est par ailleurs pas à négliger. Un support client réactif pourra ainsi faire toute la différence lors du déploiement du nouvel outil.
La plateforme agréée est un acteur incontournable de la facturation électronique qui va venir se placer au cœur même de vos processus internes. Choisir une PA constitue donc une décision stratégique pour votre entreprise. Le cabinet Houdart Audit et Conseil vous accompagne dans cette transition et vous aide à sélectionner la plateforme la plus adaptée à vos besoins.
