La facture électronique entre les entreprises françaises assujetties à la TVA interviendra progressivement entre 2024 et 2026 et mettra fin à la facture papier ou dématérialisée.
L’ordonnance du 15 septembre 2021 prévoit que les entreprises peuvent recourir à la solution qui leur convient pour remplir leurs obligations.
Nous répondons ci-dessous aux principales interrogations et vous décrivons les grands enjeux liés à ce changement.
Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
L’article 289 bis du CGI définit les caractéristiques d’une facture électronique, ou eInvoice, au sens de l’administration fiscale française. Une facture électronique doit être distinguée d’une facture simplement dématérialisée. Il s’agit d’une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée mais qui comporte surtout un socle minimum de données sous forme structurée, qui garantit sa validité et permet son exploitation à différents degrés.
La facture électronique au format structuré répond à la norme européenne EN16931. Cette norme autorise notamment les formats techniques suivants :
- UBL (Universal Business Language)
- UN/CEFACT (The United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business)
- CII (Facture Inter Industries)
- XML (Extensible Markup Language)
Mais cette norme exige par ailleurs que la facture soit également lisible par l’œil humain. On parle de format hybride. Le standard franco-allemand Factur-X est le plus connu de ces formats mixtes. Il associe une facture PDF à un fichier XML permettant une intégration facile des données dans les systèmes d’information.
Pour des questions d’opérabilité entre tiers, seuls trois formats de factures électroniques seront acceptés par le futur Portail Public de Facturation : UBL, CII, Factur-X.
Le format Factur-X est simple et peu couteux à mettre en place, ce qui lui confère un potentiel d’adoption large par les entreprises de toutes tailles.
Les données structurées contenues dans la facture électronique permettent au destinataire d’automatiser une partie importante du traitement de cette dernière : intégration comptable, rapprochement, imputation analytique mise en paiement, etc.
L’ordonnance du 15 septembre 2021 prévoit que, pour remplir leurs obligations, les entreprises pourront adresser les factures électroniques par l’intermédiaire de ;
- une plateforme agréée (PA),
- ou le portail public de facturation qui s’appuiera sur la plateforme Chorus Pro qui assure déjà l’échange dématérialisé des factures du secteur public.
les avantages de la dématérialisation de la facture
La facturation électronique constitue pour les entreprises une opportunité d’améliorer et de digitaliser leurs processus. Cette digitalisation ne doit pas être vue comme une contrainte, elle offre au contraire de multiples bénéfices.
Des échanges commerciaux centralisés pour une organisation optimisée
Des processus encore peu dématérialisés
Dans de nombreuses entreprises, la transmission des factures se fait toujours par courrier postal, ce qui suppose impression, envoi et archivage physique.
Même la facture PDF envoyée par e-mail ne constitue pas forcément une réelle dématérialisation : elle est souvent imprimée chez le client pour être validée, puis payée. Il peut arriver par ailleurs qu’un message se perde ou soit oublié, ce qui oblige l’entreprise émettrice à gérer les relances.
Un canal d’échange unique et digitalisé
La facturation électronique digitalise intégralement la chaîne d’échange. L’ensemble des factures circulera désormais de manière dématérialisée via des plateformes agréées.
C’est la fin de la dispersion entre différents canaux (courrier, e-mail, EDI…) : la facturation électronique repose sur un système centralisé pour l’émission et la réception des factures.
Les clients et les fournisseurs disposeront de l’ensemble de leurs factures au même endroit, ce qui va simplifier les échanges et réduire les risques de perte ou de doublons.
Une charge administrative réduite pour un gain de temps conséquent
La facturation électronique va s’accompagner de la suppression de certaines tâches administratives : fini les impressions et le classement manuel des factures papier.
L’entreprise bénéficiera aussi de l’archivage numérique des documents sur sa plateforme agréée. Elle pourra accéder facilement à l’ensemble de ses factures, ce qui devrait éviter à l’avenir des recherches manuelles souvent fastidieuses.
En digitalisant et en automatisant la gestion des factures, les collaborateurs pourront se concentrer davantage sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Des processus plus efficaces et une trésorerie mieux maîtrisée
Des échanges plus fluides et des paiements plus rapides
La facturation électronique constitue un mode de transmission plus efficace : les factures sont réceptionnées quasi immédiatement par le client, sans risque de perte.
La transmission rapide des factures, ainsi que la traçabilité de tous les échanges vont réduire les délais de paiement : plus de retard de paiement pour des factures non reçues ou égarées.
Cela va contribuer à limiter les décalages de trésorerie dus aux retards de règlement, un problème qui affecte particulièrement les TPE et les PME.
Un suivi des e-factures en temps réel pour une meilleure communication
Par ailleurs, l’entreprise pourra suivre le cycle de vie de chaque facture sur la plateforme agréée grâce aux différents statuts qui y seront mentionnés (facture déposée, refusée, approuvée, encaissée…).
Cette transparence va fluidifier la relation client-fournisseur, car chacun disposera des mêmes informations. Ainsi, le fournisseur pourra, par exemple, réagir plus rapidement en cas de litige et relancer au bon moment.
La réconciliation des paiements avec les factures sera également simplifiée par l’accès centralisé à toutes les factures.
Une source d’économie et de performance durable
La digitalisation qui accompagne l’entrée en vigueur de l’e-invoicing a des avantages économiques et écologiques pour les entreprises.
Une réduction des coûts de traitement des factures
Le coût de traitement unitaire d’une facture a été estimé à 23 euros, dont un tiers pour le fournisseur et deux tiers pour l’acheteur (Revue française de comptabilité, numéro 575 de mai 2023). Ce coût devrait être réduit de 50 % environ grâce au passage à la facturation électronique.
La dématérialisation et l’automatisation vont, en effet, réduire considérablement ou supprimer les frais d’impression, d’envoi postal, de relance et de gestion des litiges.
Une organisation plus durable grâce à des processus dématérialisés
La facturation électronique est également alignée avec les objectifs RSE de réduction de l’empreinte carbone des entreprises.
Elle permet la mise en place d’une organisation plus écoresponsable en limitant l’usage du papier et de l’encre, ainsi que les transports postaux.
Une sécurité accrue des transactions pour des données plus fiables
Des transactions plus sûres via des serveurs sécurisés
La facturation électronique va permettre des échanges beaucoup plus sûrs que les envois de factures papier ou les simples PDF transmis par e-mail.
Les factures électroniques sont transmises dans un format structuré et vérifié via des canaux sécurisés. Ce mode de circulation des factures permet de garantir la confidentialité des données, tout en réduisant le risque de falsification.
Une traçabilité et une confiance renforcées
L’automatisation des processus va limiter les interventions manuelles, et, par conséquent, les risques d’erreurs de saisie.
Par ailleurs, la traçabilité des échanges offerte par le suivi du cycle de vie des factures réduit le risque de fraude et facilite la détection d’anomalies. C’est donc un gage de fiabilité qui va renforcer la confiance des parties prenantes.
Pour l’administration fiscale, c’est un dispositif qui vise à lutter contre la fraude à la TVA, estimée à environ 20 milliards d’euros par an en France.
Un outil de gestion et de pilotage pour le dirigeant
La facturation électronique va centraliser les données d’achat et de vente sur une même plateforme. Ces données pourront être utilisées pour alimenter des tableaux de bord relatifs aux délais de paiement, aux impayés, au besoin en fonds de roulement…
Ces informations fourniront au dirigeant une meilleure connaissance de ses flux financiers en temps réel, lui permettant un pilotage plus précis de son activité.
La digitalisation accélérée par la mise en œuvre de la facturation électronique est donc source de multiples avantages. Pour en bénéficier, l’entreprise ne doit pas se contenter d’une mise en conformité réglementaire, mais doit mener une réflexion globale sur son organisation et ses flux de facturation.
Quelles sont les opérations concernées par la facturation électronique ?
La facturation électronique concerne l’ensemble des opérations de ventes de biens et de prestations de services réalisées entre des entreprises établies en France et assujetties à la TVA, dès lors qu’il s’agit d’opérations B2B ou envers des entités publiques, concernant le territoire national. Les transactions avec des entités étrangères ne sont pas concernées à ce jour par cette obligation.
Cependant, ne sont pas actuellement pas concernées par l’obligation de facturation électroniques les opérations bénéficiant d’une exonération de TVA et dispensées de facturation. Il s’agit des opérations visées aux articles 261 à 261 E du CGI, notamment ;
- les prestations effectuées dans le domaine de la santé,
- des prestations d’enseignement, des opérations immobilières,
- des opérations réalisées par les associations à but non-lucratif
- et des opérations bancaires et financières et des opérations d’assurance et de réassurance.
Les opérations non concernées par la facture électronique sont en revanche concernées par l’e-reporting.
Déployer la facturation électronique en entreprise : les cinq étapes clés
1. Déterminer si l’entreprise est concernée par la facturation électronique
L’entreprise doit d’abord vérifier si elle entre bien dans le périmètre d’application de la facturation électronique. Ses obligations dépendront de son régime de TVA, de sa clientèle et de son secteur d’activité.
Vérifier la situation de l’entreprise au regard de la TVA
Toutes les entreprises assujetties à la TVA et établies en France sont dans le périmètre d’application de la facturation électronique. Cela inclut les assujettis non redevables, et notamment les microentreprises qui bénéficient du régime de la franchise en base.
Certaines opérations restent toutefois exclues du dispositif : les opérations classées « secret défense » et certaines activités exonérées de TVA.
L’entreprise doit donc dès à présent :
- vérifier son assujettissement à la TVA ;
- déterminer si elle réalise des opérations exclues du champ d’application de la facturation électronique.
Identifier ses obligations en matière d’e-invoicing et de e-reporting
La réforme de la facturation électronique introduit deux dispositifs :
- la facturation électronique (e-invoicing) qui s’applique aux transactions entre deux assujettis à la TVA en France ;
- le e-reporting qui s’applique aux ventes de biens ou de prestations de services par un assujetti à un non-assujetti en France (c’est-à-dire aux ventes à des clients non-assujettis ou assujettis dans un autre pays).
Par conséquent, l’entreprise doit :
- définir les types d’opérations qu’elle réalise (BtoB, BtoC, ventes à l’international) ;
- en déduire les nouvelles obligations qu’elle devra appliquer (e-invoicing, e-reporting ou les deux).
Anticiper le calendrier de déploiement de la facturation électronique
Les entreprises concernées par l’e-invoicing doivent se préparer dès aujourd’hui afin de respecter le calendrier prévu :
- À partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir des factures électroniques.
- À partir du 1er septembre 2026, les ETI et les grandes entreprises devront également émettre leurs factures sous format électronique.
- À partir du 1er septembre 2027, l’obligation d’émission de facturation électronique sera étendue aux TPE, aux PME et aux microentreprises.
Le déploiement des obligations d’e-reporting suivra le même calendrier de mise en place progressive.
Il existe certaines exceptions, notamment au bénéfice des micro-entreprises qui ont un chiffre d’affaires annuel inférieur à 85 000 euros HT et qui restent en franchise en base de TVA, ainsi que pour les entreprises qui exercent une activité dans les départements d’outre-mer ou qui rencontrent des difficultés techniques pour émettre des factures électroniques.
Mais le non-respect de cette obligation selon le calendrier prévu pourra entraîner des sanctions pour non-respect des règles relatives à la facturation. Il est donc recommandé aux entreprises concernées de faire appel à leur conseil, comme la société d’audit et d’expertise comptable Houdart Audit & Conseil, afin d’anticiper la mise en conformité de leur logiciel de facturation et de leur processus de digitalisation.
2. Constituer une équipe projet et s’entourer de professionnels
Désigner un porteur de projet et mobiliser les équipes internes
Afin de mener à bien la transition vers la facturation électronique, un groupe de travail doit être constitué au sein de l’entreprise. Selon la taille de l’entité, ce groupe peut se limiter à un seul référent.
Ce groupe de travail doit comprendre des collaborateurs sensibilisés aux enjeux de la dématérialisation et issus de différents services (notamment des services comptabilité et finance, informatique et opérationnels).
Cette équipe est notamment chargée de :
- réaliser un diagnostic de la situation de l’entreprise ;
- élaborer la feuille de route permettant la mise en conformité de l’entreprise avec la nouvelle réglementation ;
- suivre les évolutions liées à la réforme et en tenir informés les autres salariés ;
- assurer la formation des collaborateurs.
Faire appel à un expert-comptable pour sécuriser la transition
Faire appel à des professionnels peut être pertinent afin d’assurer le bon déroulement du projet. L’expert-comptable, en tant que partenaire privilégié de l’entreprise, est particulièrement bien placé pour accompagner cette transition.
Grâce à sa connaissance préalable de l’organisation de l’entreprise, il aide à définir les besoins et à identifier les points de blocage. En collaboration avec le dirigeant, il détermine ensuite les actions à mettre en œuvre pour garantir le respect des échéances fixées.
Il est également en mesure de coordonner et de faciliter la communication entre l’ensemble des acteurs impliqués dans le projet, qu’ils soient internes (dirigeant, équipes métiers, informaticiens…) ou externes (plateforme agréée, éditeur de logiciel…).
En tant qu’expert-comptable, Houdart A&C dispose déjà d’une connaissance approfondie de vos flux financiers et de votre organisation interne. Cette vision globale en fait un partenaire stratégique pour vous accompagner dans le déploiement de la facturation électronique.
Le cabinet met également à profit son expertise en revue et optimisation des processus internes afin de sécuriser la transition et de garantir la conformité de vos pratiques.
3. Réaliser un état des lieux de la facturation pour préparer la transition vers l’e-invoicing
Réaliser un état des lieux de l’organisation et des flux financiers
Ce nouveau dispositif va exiger des entreprises qu’elles adaptent non seulement leurs outils, mais également leurs processus et leur organisation.
Avant de mettre en œuvre la bascule vers la facturation électronique, il est nécessaire de procéder à un état des lieux. C’est une étape stratégique pour anticiper les impacts de la réforme.
L’objectif est d’identifier les changements à mettre en œuvre pour satisfaire les nouvelles obligations, mais aussi les axes d’amélioration pour aller vers une organisation plus efficace.
Cartographier les flux de facturation et analyser ses pratiques actuelles
Avec l’aide de son expert-comptable si besoin, l’entreprise cartographie l’ensemble de ses flux de facturation. Cela consiste à matérialiser :
- les flux actuels, de la réception ou de l’émission des factures jusqu’à leur archivage ;
- les parties prenantes à la fois internes et externes qui sont impliquées dans ces flux financiers ;
- les outils utilisés à chaque étape des processus.
C’est l’occasion pour l’entreprise de s’interroger en détail sur ses flux entrants et sortants :
- Quel est le volume de factures émises et reçues par mois ?
- Quelles sont les modalités de transmission des factures et quels formats sont utilisés (envoi papier par courrier, par mail en PDF, par EDI…) ?
- Quelle est la territorialité des échanges (clients et fournisseurs en France ou à l’international) ?
- Combien l’entreprise a-t-elle de clients et de fournisseurs, et qui sont-ils (BtoB ou BtoC) ?
- Quel outil utilise-t-elle pour émettre ses factures ?
- Les données de facturation sont-elles déjà facilement exportables ?
Vérifier la compatibilité des outils existants
L’entreprise fait ensuite le point sur les outils de facturation utilisés jusque-là.
Si l’entreprise émet toujours ses factures sur un outil de bureautique, elle devra impérativement passer à une solution de facturation dédiée.
Si elle utilise déjà un logiciel de facturation ou un ERP, elle doit s’assurer que les fonctionnalités de ce dernier sont compatibles avec la facturation électronique. Il convient donc de se rapprocher de l’éditeur du logiciel pour savoir s’il envisage de devenir plateforme agréée ou de proposer une solution compatible.
Une fois cet état des lieux effectué, l’entreprise identifie les changements à apporter pour répondre aux exigences de l’e-invoicing et du e-reporting.
4. Définir l’organisation cible et les outils à mettre en place
Analyser les écarts entre la situation actuelle et les exigences de la réforme
Une fois que l’entreprise a analysé ses flux, elle doit comparer sa situation aux exigences de la réforme, afin de définir ses besoins d’ajustement. Cette étape vise à déterminer sa configuration cible, tant sur le plan des outils que de l’organisation interne.
La facturation électronique implique la transmission des factures sous un format structuré (UBL, CII ou Factur-X), par le biais d’une plateforme agréée.
Le e-reporting, quant à lui, consiste en la transmission des données de transactions à l’administration fiscale, également par le biais d’une plateforme agréée.
L’entreprise doit donc s’intéresser en particulier à son équipement, à son avancée en matière de digitalisation et à ses objectifs en matière d’automatisation.
Choisir entre plateforme agréée et solution compatible
L’entreprise a le choix entre deux options pour se mettre en conformité :
- Passer par une plateforme agréée (PA) : celle-ci assure directement la transmission des factures et des données à l’administration fiscale.
- Passer par une solution compatible (ex-opérateur de dématérialisation) : il s’agit d’un logiciel de gestion (de comptabilité, de pré-comptabilité, de caisse ou de facturation) qui transmet les factures en se connectant lui-même à une plateforme agréée.
Le choix de la plateforme ou de la solution compatible va dépendre des fonctionnalités dont l’entreprise a besoin (tableaux de bord, intégration à l’outil informatique existant, niveau d’accompagnement souhaité…).
L’entreprise doit déterminer le niveau d’automatisation souhaité : veut-elle un traitement totalement automatisé de ses factures de l’émission jusqu’au paiement, ou souhaite-t-elle conserver un suivi manuel ? Ce choix influencera la sélection des outils.
Il est également important d’évaluer la compatibilité entre les différents systèmes (logiciel de comptabilité, de gestion commerciale…) afin d’assurer que les échanges de données soient fluides.
Définir les rôles internes et les responsabilités
La mise en place de la facturation électronique peut entraîner une évolution des responsabilités. L’entreprise doit notamment définir les personnes chargées de valider les factures et de suivre leurs statuts sur la plateforme agréée.
5. Planifier et déployer la facturation électronique
Définir un calendrier de déploiement adapté
L’entreprise définit ensuite un calendrier de déploiement adapté à son niveau de maturité numérique et à la complexité de ses flux. Ce plan d’action doit inclure les ressources mobilisées et les échéances à respecter.
La mise en place du projet doit faire l’objet d’un suivi régulier. Cela permet de procéder aux ajustements nécessaires au fur et à mesure et d’éviter de prendre du retard par rapport aux objectifs fixés.
Tester les outils pour sécuriser la phase de déploiement
Les outils mis en place doivent être testés avant l’échéance afin d’identifier les dysfonctionnements éventuels et de familiariser les collaborateurs à leur utilisation.
Former et accompagner les collaborateurs
La réussite du déploiement repose aussi sur l’accompagnement des collaborateurs. Les salariés doivent être formés à la nouvelle réglementation, à l’évolution des processus internes et à l’utilisation des outils permettant de générer et de transmettre les factures électroniques.
Le déploiement de la facturation électronique marque une étape importante dans la digitalisation des entreprises. Cette réforme ne doit pas être envisagée comme une simple contrainte réglementaire, elle constitue aussi une opportunité d’améliorer l’efficacité, la fiabilité et l’automatisation des processus comptables et financiers.
L’accompagnement de Houdart Audit & Conseil dans le cadre de la mise en œuvre de la facture électronique
Au-delà de son caractère obligatoire, cette réforme structurante fait apparaître de nouveaux enjeux fiscaux, de système d’information et organisationnels, mais également des opportunités de modernisation des outils et de transformation des process pour gagner en efficacité et qualité d’exploitation des données disponibles.
Dans ce contexte, les experts de Houdart Audit et Conseil sont à vos côtés pour vous aider à vous mettre en conformité en vous proposant des solutions de digitalisation clefs en main, comme la solution de facturation Lympid, connectée en API à MyUnisoft, et vous accompagner dans la mise en œuvre des évolutions de vos process afin de faire bénéficier à votre entreprise de tous les leviers d’optimisation issus de cette mutation.
