Houdart A&C a su anticiper, dès la mise en place de la réforme de la facture électronique, la compréhension des implications techniques de la réforme, les plans d’action à mettre en œuvre pour établir une cartographie des flux intégrant une plateforme agrée pour la réception et l’émission des factures et développer une connaissance suffisamment large des solutions existantes pour aider nos clients à trouver des logiciels clefs en main ou open source pouvant être adaptés à leurs contraintes organisationnelles et leurs usages.
Quelle que soit la complexité de votre structuration, Houdart A&C vous accompagne dans la mise en place ou dans l’évolution de votre environnement digital, afin d’en assurer la conformité et qu’il soit au service de la performance économique de votre entité.
Le principe de la facture électronique
La réforme de la facture électronique vise à généraliser la dématérialisation des échanges de factures entre entreprises, afin de renforcer la fiabilité des transactions, automatiser les traitements comptables et améliorer la lutte contre la fraude à la TVA.
Les entreprises concernées doivent être en mesure de ;
- de recevoir des factures électroniques via une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) agréée par l’administration fiscale ;
- d’émettre leurs factures sous format structuré (Factur-X, UBL ou CII), permettant un traitement automatique des données ;
- de transmettre à l’administration les données de facturation et de paiement dans le cadre du dispositif de e-reporting (flux B2C, opérations internationales, acomptes, encaissements).
Savoir capitaliser pour transformer cette obligation en opportunité
Au-delà de la simple conformité réglementaire, la facture électronique constitue une opportunité de transformation des processus financiers :
- automatisation de la chaîne Purchase-to-Pay (P2P) et Order-to-Cash (O2C),
- fiabilisation des données comptables,
- amélioration de la gestion de trésorerie prévisionnelle,
- sécurisation des processus d’approbation et de validation internes.
La réussite de cette transformation repose sur une bonne compréhension de votre organisation existante, de vos outils, de vos circuits de validation et des interactions entre vos différents acteurs internes et externes.
C’est précisément cette approche « terrain » que porte l’accompagnement de Houdart A&C : sécuriser la conformité tout en faisant de la digitalisation un levier de performance opérationnelle.
La nature de notre accompagnement
Chez Houdart Audit & Conseil, notre approche est pragmatique, indépendante, et totalement adaptée aux réalités opérationnelles de nos clients. Nous intervenons selon trois grands cas de figure, en fonction de votre degré de maturité digitale et de vos besoins d’organisation.
Cas 1 – Déploiement d’une solution clé en main
Pour les entités plus agiles, ne disposant pas d’ERP et recherchant une mise en œuvre rapide, nous proposons l’appui au déploiement de solutions comme MyUnisoft Gestion Financière ou Libeo.
Notre accompagnement couvre l’ensemble du dispositif :
- Analyse de vos processus existants (facturation, achats, validation, paiement) ;
- Paramétrage de la solution en fonction de vos usages (paramétrage des tiers, plans analytiques, circuits d’approbation, gestion des utilisateurs) ;
- Mise en place des workflows de validation ;
- Formation opérationnelle de vos équipes financières et administratives.
Cette solution permet une automatisation complète du processus Purchase-to-Pay et Order-to-Cash, en garantissant conformité, traçabilité et pilotage en temps réel.
Cas 2 – Adaptation de votre cartographie de flux et workflows existants
Certaines entreprises disposent de logiciels métiers, d’ERP, de plateformes de génération de factures, de workflows de validation, GED, qui, bien que matures et capables de gérer des factur-X, n’ont pas été conçues pour intégrer une PA mais qui constituent un ensemble structuré de flux, intégrant des workflows qui conditionnent la qualité du contrôle interne et avec lesquels nous devons composer.
Dans ce cas, notre intervention consiste à :
- Cartographier précisément l’ensemble de vos flux actuels et étapes de validation :
- de la commande à la facture,
- de la réception fournisseurs à l’intégration comptable,
- les cycles de validation internes jusqu’au paiement ;
- Analyser la conformité réglementaire de ces flux au regard de la réforme ;
- Identifier les adaptations nécessaires :
- intégration d’une PDP,
- évolution des formats de factures,
- interfaçage des solutions existantes,
- renforcement des contrôles internes ;
- Concevoir une cible digitale optimisée respectant à la fois vos contraintes organisationnelles et vos objectifs de performance.
- Vous aider à identifier les éditeurs proposant des solutions pouvant s’adapter à votre structuration existante.
Nous pilotons ensuite la mise en œuvre des évolutions avec vos équipes internes et vos prestataires informatiques, jusqu’à validation complète des flux en conditions réelles.
Cas 3 – Adaptation partielle de vos schémas d’émission et de génération de factures
Certaines organisations agiles et de structuration encore simple sont en capacité d’adapter aisément une partie de leur process, le purchase-to-pay généralement, mais ont conçu ou utilisent des solutions métiers de facturation parfaitement intégrées à leur activité, parfois difficilement remplaçables, mais non connectées nativement à une PA. Ce sont typiquement le cas de certaines start-ups, ou professions règlementées
L’enjeu est alors de ;
- déployer une solution conforme pour la partie du process pouvant faire l’objet de la mise en place d’une solution opérationnelle nouvelle sans adaptation majeure des usages internes,
- analyser les écarts techniques entre les solutions existantes et les attendus des PA pour la partie métier ne pouvant qu’être adaptée mais non remplacée,
- Identifier les développements et les étapes de contrôle nécessaires à la mise en conformité des flux afin de rendre la solution connectable en API à une PA,
- interroger les éditeurs proposant des solutions de PA pouvant être connectées à la solution métier pour identifier les plus adaptées en termes de coût / fonctionnalités,
Nous accompagnons enfin les développements nécessaires avec vos équipes internes et vos prestataires informatiques, jusqu’à validation complète des flux en conditions réelles.
Avec Houdart Audit & Conseil, l’accompagnement relatif à la facture électronique ne se limite pas à une mise en conformité : il s’agit d’une démarche globale de structuration, de sécurisation et d’optimisation de vos processus financiers, afin de transformer cette contrainte règlementaire en opportunité de fiabilisation de vos flux, du contrôle interne et de la rapidité de production des informations clés de gestion, pour en faire un levier de performance opérationnel.