L’entrée en vigueur de la réforme de la facturation électronique approche. Les entreprises seront désormais tenues de transmettre leurs factures sous forme dématérialisée par l’intermédiaire d’une plateforme agréée (PA). Toutefois, plusieurs modalités de mise en œuvre sont possibles : les entreprises pourront aussi recourir à une solution compatible (SC). Dans cet article, nous revenons sur la distinction essentielle entre solution compatible et plateforme agréée et sur les opportunités qu’une SC bien choisie peut offrir aux entreprises.
La solution compatible : un outil clé pour se conformer à la facturation électronique
Solution compatible : définition et exemples
Une solution compatible (SC) est un outil informatique capable de se connecter à une plateforme agréée, son rôle consiste à émettre et recevoir des factures électroniques conformes à la législation et aux exigences réglementaires.
La solution compatible était auparavant appelée « opérateur de dématérialisation » (OD).
Les solutions compatibles sont des logiciels et solutions informatiques utilisés au quotidien par les entreprises. Il s’agit, par exemple :
- de logiciels de facturation qui permettent de créer, envoyer et recevoir des factures électroniques ;
- d’ERP qui intègrent la facturation électronique afin d’automatiser la création des factures à partir des commandes ;
- de logiciels comptables qui permettent de créer et traiter les factures électroniques dans le cadre de la comptabilité générale et analytique.
Les exigences à respecter pour être une solution compatible
Pour être qualifié de solution compatible, un outil informatique doit respecter les exigences légales de la facturation électronique, et notamment :
- être capable d’émettre des factures électroniques dans les formats imposés par la réforme (Factur-X, CII, UBL) ;
- garantir l’interopérabilité avec les plateformes agréées (PA).
La solution compatible doit également satisfaire des exigences de sécurité, de traçabilité et d’intégrité des données.
Solution compatible et plateforme agréée : les différences clés
La solution compatible n’est pas une plateforme agréée. Elle sert en réalité d’intermédiaire : elle assure l’émission et la réception des factures de manière indirecte via une plateforme agréée.
La solution compatible se distingue de la plateforme agréée sur différents points :
- La solution compatible n’est pas immatriculée par l’État, contrairement à la PA qui est immatriculée après un processus de vérification de conformité.
- Elle ne peut pas transmettre directement les factures de ses utilisateurs, elle doit pour cela obligatoirement se connecter à une plateforme agréée.
- Elle ne communique pas directement avec le portail public de facturation (PPF), ce sont les PA qui transmettent les données de facturation et de e-reporting au PPF qui lui-même les communique à l’administration fiscale.
- Le recours à une SC est facultatif, tandis que les entreprises ont l’obligation de faire appel à une plateforme agréée.
Les atouts et les limites de la solution compatible pour les entreprises
Des solutions métier et des fonctionnalités avancées
Une entreprise peut se connecter directement à une plateforme agréée. Celle-ci assure alors la transmission des données au portail public de facturation et la circulation des factures électroniques.
Toutefois, les fonctionnalités que les plateformes agréées ont l’obligation de fournir à leurs utilisateurs sont assez limitées : transmission, vérification et suivi du cycle de vie des factures.
De nombreuses solutions compatibles sont à la base des outils métier. Elles permettent à leurs utilisateurs de bénéficier de fonctionnalités avancées : automatisation des processus, gestion des stocks et des devis, connexion au logiciel de paie ou au CRM…
La solution compatible ne se contente donc pas d’assurer la transmission des factures électroniques. Elle propose également une gamme de services plus étendue qui va satisfaire les besoins d’utilisateurs souhaitant améliorer la gestion de leur activité sans avoir à multiplier les outils.
Une solution pertinente à certaines conditions
La solution compatible est particulièrement pertinente lorsque les entreprises disposent déjà d’outils internes qu’elles souhaitent continuer à utiliser (ERP, logiciel métier). Si ces logiciels ont été mis à jour par l’éditeur afin de devenir solutions compatibles, l’entreprise va pouvoir les conserver, et se conformer à la législation sans changer ses habitudes.
Toutefois, de nombreux éditeurs de logiciels ont demandé à devenir plateformes agréées. La PA choisie par l’entreprise peut donc déjà être un logiciel complet (logiciel de comptabilité, logiciel métier…) qui propose, lui aussi, de nombreuses fonctionnalités en complément de ses services de plateforme agréée.
Dans ce cas, la solution compatible perd alors souvent de son intérêt. Cela est d’autant plus vrai lorsque la PA en question est un outil informatique déjà utilisé par l’entreprise.
La solution compatible peut donc avoir un réel intérêt, à condition de ne pas faire doublon avec les services proposés par la PA.
Le choix d’une solution compatible adaptée à l’entreprise
Si l’entreprise choisit une nouvelle solution compatible plutôt qu’un outil déjà existant dans l’entreprise, sa mise en place nécessite plusieurs étapes.
Un état des lieux des besoins au préalable
Avant de sélectionner une solution adaptée, l’entreprise doit cartographier ses flux de facturation et faire un état des lieux des outils déjà utilisés afin de définir ses besoins.
Les critères essentiels pour choisir sa solution compatible
Le choix de la solution compatible doit se faire en considérant différents critères :
- la conformité à la réglementation sur la facturation électronique ;
- l’intégration avec les logiciels existants en interne ;
- la conformité aux exigences RGPD et la sécurité des données sensibles ;
- les fonctionnalités avancées dont a besoin l’entreprise ;
- la qualité et la réactivité du support client ;
- le tarif par rapport au budget de l’entreprise.
Il est conseillé de profiter des périodes d’essai souvent proposées par les éditeurs. Ces tests doivent inclure les collaborateurs afin d’identifier rapidement les points forts et les points faibles de l’outil. Les équipes doivent ensuite être formées à l’utilisation de la solution compatible.
En résumé, la solution compatible reste un acteur clé dans la facturation électronique, complémentaire aux plateformes agréées. Elle peut toutefois permettre à l’entreprise de respecter ses obligations légales tout en conservant ses logiciels existants ou en bénéficiant de nouvelles fonctionnalités avantageuses.
