Les frais liés au télétravail doivent ils être pris en charge par l’employeur et de quelle manière ?
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Les frais liés au télétravail doivent ils être pris en charge par l’employeur et de quelle manière ?

Après un essor fulgurant lors du Covid-19, le Gouvernement a annoncé le 2 février 2022 la fin du télétravail obligatoire. Néanmoins, le télétravail se généralisant, notamment dans le secteur du digital, il est important connaître la loi sur le télétravail et ce qui a changé en 2023.

Comment mettre en place le télétravail ?

Le télétravail peut être exécuté dans le cadre d’un accord collectif* ou, à défaut, dans le cadre d’une charte* élaborée par l’employeur après avis du CSE, s’il existe (art 1222-9 du code du travail).

Dans les entreprises de plus de 50 salariés, le CSE, lorsqu’il existe, doit être consulté avant la mise en place du télétravail.

*L’accord collectif ou la charte pour le télétravail doit préciser les conditions de passage en télétravail, les modalités d’acceptation par le salarié, la détermination des plages horaires, les contrôles du temps de travail, l’accès au télétravail pour les travailleurs handicapés, les femmes enceintes et les salariés aidants.

En 2023, le Code du travail prévoit un certain nombre de points qui doivent être évoqués dans l’accord ou la charte sur le télétravail, à savoir :

  • les conditions de passage en télétravail, en particulier en cas d’épisode de pollution, et les conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail ;
  • les modalités d’acceptation par le salarié des conditions de mise en œuvre du télétravail ;
  • les modalités de contrôle du temps de travail ou de régulation de la charge de travail ;
  • la détermination des plages horaires durant lesquelles l’employeur peut habituellement contacter le salarié en télétravail ;
  • les modalités d’accès des travailleurs handicapés à une organisation en télétravail ;
  • et les modalités d’accès des salariées enceintes à une organisation en télétravail depuis la loi Rixain (Code du travail, art. L. 1222-9).

Depuis le 21 juillet 2023, il faut aussi inclure les modalités d’accès d’un salarié aidant d’un enfant, d’un parent ou d’un proche.

Mettre en place le télétravail en cas d’absence d’accord collectif ou de charte

En l’absence d’accord collectif ou de charte, le salarié et l’employeur peuvent quand même convenir de recourir au télétravail, régulier ou occasionnel. Ils formalisent alors leur accord par tout moyen selon le même article précité. Un échange de mails peut donc suffire. Il n’est pas exigé que le télétravail soit prévu par le contrat de travail ou un avenant à celui-ci. Parallèlement, l’employeur n’a pas l’obligation d’expliquer les motifs de son refus et le salarié peut refuser le passage en télétravail sans être exposé un motif de rupture du contrat de travail.

Le télétravail en cas de force majeure

En cas de circonstances exceptionnelles (menace d’épidémie ou crise sanitaire par exemple), ou force majeure le télétravail peut être imposé sans l’accord des salariés et s’applique. La mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés.

 

Quels sont les obligations de l’employeur en cas de mise en place du télétravail ?

Lorsque le télétravail s’exerce à domicile, l’employeur a les obligations suivantes :

  • fournir, installer et entretenir les équipements nécessaires au télétravail à domicile, sauf si le télétravailleur utilise son propre équipement.
  • protéger les données utilisées par les salariés en télétravail, qu’ils utilisent le matériel de l’employeur ou le leur.
  • informer le salarié des restrictions d’usage des équipements informatiques et des sanctions en cas de non-respect.
  • organiser un entretien annuel avec le salarié pour discuter des conditions de travail et de la charge de travail.

     

Quels sont les droits et les obligations du salarié en cas de mise en place du télétravail ?

Le télétravail est une situation particulière pour le salarié, son lieu de travail étant hors des locaux de l’entreprise. Malgré cette situation particulière, le salarié en télétravail est tenu de respecter ses obligations et avoir le même droit social.

Les droits du télétravailleur :

Le télétravailleur qui travaille à distance a les mêmes droits que le salarié qui exécute son travail dans les locaux de l’entreprise :

  • accès à la formation ;
  • respect de la vie privée ;
  • droit à la déconnexion ;
  • santé et sécurité au travail ;
  • accès aux activités sociales de l’entreprise ;
  • aux informations syndicales, aux avantages sociaux (titres-restaurant, chèques vacances, etc.).

Les obligations du télétravailleur

Il conserve les mêmes obligations qu’en travaillant dans l’entreprise :

  • prendre soin du matériel fourni par l’entreprise pour le télétravail.
  • respecter les horaires de travail et les plages horaires de disponibilité, le non-respect pouvant entraîner des sanctions.
  • respecter les modalités de contrôle du temps de travail et de régulation de la charge de travail pour éviter la surcharge.
  • respecter les restrictions imposées par l’employeur concernant l’utilisation d’équipements informatiques et les sanctions en cas de non-respect.
  • exécuter son contrat de travail de manière loyale et de bonne foi.
  • suivre les consignes de l’employeur en matière de santé et de sécurité, sous peine de sanctions, y compris le licenciement.

 

Quels sont les frais en lien avec le télétravail susceptibles d’être prise en charge par l’employeur ?

Il existe trois catégories de frais attachés à la mise en place du télétravail :

  1. Frais fixes (loyer, assurance multi-risques habitation…) et variables (électricité, chauffage…) liés à la mise à disposition d’un local privé pour un usage professionnel ;
  2. Frais liés à l’adaptation d’un local spécifique (mobilier : bureau, fauteuil…) ;
  3. Frais de matériel informatique, de connexion et fournitures diverses (achat d’écran, de souris, câble…).

Le traitement social de la prise en charge est susceptible de différer suivant les catégories de frais concernées. Les frais d’adaptation d’un local doivent faire l’objet d’une justification sur facture des dépenses engagées. Les frais fixes peuvent faire l’objet d’une prise en charge forfaitaire. Pour ce qui est du matériel, il peut être remboursé à hauteur de 50% par l’employeur en exonération de cotisations sociales, un avantage en nature est éventuellement à déterminer sur la base de la valeur nette comptable si le matériel est acquis par l’employeur et laissé définitivement à disposition du salarié.

 

L’employeur est il tenu de prendre en charge les frais liés au télétravail ?

Dans le cadre d’une décision rendue par le tribunal judiciaire de Paris, il a été rappelé qu’en principe l’employeur doit prendre en charge les frais attachés au télétravail.

La société qui s’opposait à la prise en charge de ces frais de l’un de ses salariés avait argué que les frais professionnels liés au télétravail ne doivent pas obligatoirement être pris en charge, dans la mesure où tant le Code du travail que l’ANI du 26 novembre 2020 renvoient à la négociation collective sur ce point.

Mais le tribunal judiciaire ne partage pas cette analyse. Après avoir rappelé les dispositions des articles 3.1.5 et 7.4.1 de l’ANI de 2020, il juge qu’il n’est renvoyé à la négociation collective que pour les modalités de prise en charge et non sur le principe qui s’impose à l’employeur.

 

Comment les frais liés au télétravail sont-ils pris en charge par l’employeur ?

Les employeurs ont différentes méthodes pour prendre en charge ces coûts, que ce soit en remboursant les dépenses réelles des salariés ou en mettant en place des allocations forfaitaires.

Frais de télétravail pris en charge sous forme d’un remboursement au réel

Dès lors que les frais répondent à la définition des frais professionnels dans les conditions précisées, tout remboursement peut être réalisé sur la base de leur valeur réelle, sur présentation des justificatifs liés. Les allocations couvrant les frais de télétravail à domicile versées par l’employeur peuvent prendre la forme d’indemnités, de remboursements forfaitaires ou encore de remboursements de frais réels.

Les remboursements effectués par l’employeur correspondant aux dépenses réellement engagées par le salarié sont exonérés de cotisations sociales et d’impôt sur le revenu si les frais auxquels ils sont destinés à faire face sont appuyés de justificatifs précis pour en établir la réalité et le montant, et s’il est clairement démontré que les frais en cause ont été exposés dans l’intérêt de l’entreprise et ne sont pas d’un niveau exagéré.

Frais pris en charge sous forme d’allocations forfaitaires

L’employeur peut rembourser deux types de frais de télétravail sous la forme d’allocations forfaitaires, exclues de cotisations (arrêté du 20 décembre 2002 modifié, art. 6) :

  • les frais fixes et variables liés à la mise à disposition d’un local privé pour un usage professionnel ;
  • les frais de matériel informatique, de connexion et de fournitures diverses.

Les frais occasionnés par l’adaptation d’un local spécifique ne sont pas concernés, et doivent donc être remboursés sur la base des justificatifs des dépenses réellement engagées par le salarié.

Traitement social des allocations forfaitaires de télétravail prévues par une charte

Les allocations forfaitaires « télétravail » sont exonérées de cotisations et contributions sociales dans la limite de (BOSS, Frais professionnels, § 1810, 01/05/2023) :

  • Soit de 10,40 € par mois par journée de télétravail hebdomadaire (10,40 € par mois pour 1 jour de télétravail par semaine, 20,80 € par mois pour 2 jours par semaine, etc.)
  • Soit, en cas d’allocation fixée par jour, de 2,60 € par jour de télétravail, dans la limite de 57,20 € par mois comprenant 20 jours de télétravail.

Lorsque le montant versé par l’employeur dépasse ces limites, l’exonération de charges sociales pourra être admise à condition de justifier de la réalité des dépenses professionnelles supportées par le salarié.

Ces limites d’exonération sont revalorisées chaque 1er janvier.

Traitement social des allocations forfaitaires de télétravail prévues par un accord de branche

Si l’allocation forfaitaire est prévue par la convention collective de branche, l’accord professionnel/interprofessionnel ou un accord de groupe, elle est exonérée de cotisations et contributions sociales dans la limite des montants prévus par accord collectif, dès lors qu’elle est attribuée en fonction du nombre de jours effectivement télétravaillés et que son montant n’excède pas :

  • Soit 13 € par mois pour une journée de télétravail par semaine (26 € par mois pour 2 jours par semaine, 39 € par mois pour 3 jours par semaine, etc.) ;
  • Soit, en cas d’allocation journalière, 3,25 € par jour de télétravail dans le mois, dans la limite mensuelle de 71,50 €.

Si les limites sont dépassées, l’exonération de cotisations est toujours possible, mais à condition de justifier de la réalité des dépenses professionnelles supportées par le salarié.

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À propos de l'auteur

Christophe est associé et co-gérant de la société Houdart Audit & Conseil depuis 2013. Il accompagne le développement du cabinet sur les nombreux secteurs où ce dernier dispose de compétences techniques spécifiques, auprès de clients recherchant réactivité et qualité de services. Appréciant le digital, il est en charge de la rédaction de contenu sur le site internet de l’entreprise.

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