Les frais professionnels

Les salariés du secteur privé et les agents de la fonction publique sont parfois amenés à avancer des frais professionnels, ou frais de mission, dans le cadre d’une mission donnée. Ils peuvent être remboursés sur une base réelle ou forfaitaire, sous certaines conditions.

Définition des frais professionnels

Les frais professionnels sont définis comme des charges inhérentes à la fonction ou à l’emploi du salarié que ce dernier expose pour les besoins de son activité et dans l’intérêt de l’entreprise. Le Code du travail ne donne aucune définition des frais professionnels. C’est la jurisprudence qui les définit.

Les frais professionnels peuvent être remboursés :

• soit sur la base des dépenses réelles du salarié (sur justificatifs),
• soit sous forme d’indemnités forfaitaires (pour les salariés).

Ils ne doivent pas être confondus avec :

• les avantages en nature, qui constituent un élément de rémunération soumis à cotisations sociales. Il s’agit de la fourniture ou la mise à disposition d’un bien ou service par l’entreprise au salarié, qui fait l’économie de frais qu’il aurait dû normalement supporter en bénéficiant de ce bien ou ce service ;
• les frais d’entreprise qui sont des dépenses engagées par le salarié pour le compte de l’entreprise, et qui doivent lui être remboursées. Ces frais correspondent à des dépenses liées à l’activité de l’entreprise, et non à l’exercice de la profession par le salarié.

Les frais professionnels s’entendent donc des charges que le salarié ou assimilé supporte au titre de l’accomplissement de ses missions. Ils ne sont en principe pas soumis à cotisations sociales et ne sont pas inclus dans l’assiette de rémunération imposable.

Exemples de frais professionnels

De façon non limitative, les frais professionnels les plus courants sont :

• les frais de repas,
• les frais de petits et grands déplacement,
• les frais de mobilité professionnelle,
• les frais de transport entre le domicile et le lieu de travail,
• les frais de communication,
• des frais d’habillage pour certains métiers nécessitant des équipements particuliers.

Comment s’effectue le remboursement des frais professionnels ?

Une fois les justificatifs des frais engagés par l’employé approuvés par son employeur, les remboursements peuvent être effectués :

• soit sur la base de la réalité des frais engagés dans l’intérêt de l’entreprise et sur présentation de justificatifs,
• soit sous forme d’allocations forfaitaires où l’employeur est autorisé à déduire leurs montants dans les limites fixées dans l’article 3 de l’Arrêté du 20 décembre 2002. Le remboursement forfaitaire ne concerne en principe que les salariés et non les dirigeants, qui ne peuvent être indemnisés qu’à hauteur des frais réellement engagés.

Les plafonds de remboursement forfaitaires sont, à titre d’illustration :

• 20,20 € au titre d’indemnité de repas,
• 7,10 € au titre de dépenses supplémentaires de restauration sur le lieu de travail,
• 9,90 € au titre d’indemnité de repas ou de restauration hors des locaux de l’entreprise,
• 69,50 € pour les dépenses supplémentaires de logement et petit-déjeuner à Paris (51,60 € dans les autres départements),
• 77,20 € / jour pour les dépenses d’hébergement provisoire ne dépassant les 9 mois,
• 1 933,90 € pour les dépenses inhérentes à l’installation dans le nouveau logement,
• 2,50 € par journée de télétravail dans la limite de 55 euros par mois.
• 500 € /an/salarié pour les indemnités kilométriques,
• 800 €/an/salarié pour les forfaits mobilités durables déduction faite de la prise en charge par l’employeur de l’abonnement au titre des transports en commun.
• 200 euros /an/salarié pour les frais de carburant,
• 500 euros pour les frais d’alimentation des véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogène.

Pour les allocations forfaitaires dont le montant dépasse les limites fixées par l’arrêté du 20 décembre 2002, l’employeur doit justifier de leur utilisation conformément à leur objet pour obtenir l’exonération de la fraction excédentaire.

En l’absence de Justificatif

Lorsque l’employeur ne peut pas apporter la preuve de l’utilisation des sommes allouées conformément à leur objet, l’allocation constitue un complément de rémunération et est réintégrée dans l’assiette des prélèvements pour la totalité de son montant ainsi que dans l’assiette de rémunération imposable du salarié concerné.

Les frais de télétravail sont-ils des frais professionnels ?

Depuis l’ordonnance du 22 septembre 2017, l’employeur n’a plus l’obligation légale de prendre à sa charge les frais professionnels du salarié en télétravail.

Néanmoins, les frais générés par le télétravail sont réputés être des dépenses inhérentes à l’emploi, qui peuvent être exclues de l’assiette des cotisations sous réserve de justificatifs des dépenses réelles selon l’URSSAF (arrêté du 20 décembre 2002, art. 6 modifié).

La déduction forfaitaire spécifique de l’assiette des cotisations sociales

Certaines professions (CGI, annexe IV art. 5) permettent d’appliquer à l’assiette des cotisations une déduction forfaitaire spécifique (DFS) pour frais professionnels, le taux étant compris entre 5 et 40 % selon les professions, limitée à 7 600 € par année civile et par salarié. L’employeur peut opter pour la DFS lorsqu’une convention ou un accord collectif de travail l’a explicitement prévue. Il doit en outre requérir l’accord du CSE ou l’accord individuel de l’ensemble des salariés en cas d’absence de CSE.

Les professions concernées par cette déduction sont listées à l’article 4 de l’annexe 5 du CGI en vigueur au 31 décembre 2000. Il s’agit, à titre d’illustration, de :

• Artistes lyriques, dramatiques, chorégraphiques : 25%
• Personnel de création de l’industrie cinématographique : 20%
• Journalistes, rédacteurs, photographes : 30 %
• Mannequins : 10%
• Employés de casinos : 8%

Les conditions d’application de cette déduction forfaitaire spécifique ont été restreintes par l’URSSAF en 2023.

Restrictions entourant la déduction forfaitaire spécifique (DFS) depuis le 1er janvier 2023

Depuis le 1er janvier 2023, il a été mis fin à la tolérance de l’URSSAF permettant d’appliquer une DFS lorsque les frais professionnels sont en totalité remboursés ou pris en charge par l’employeur (BOSS, Frais professionnels, § 2215, 21/12/2022).

Ainsi, l’application de la DFS suppose que les remboursements de frais professionnels (hormis quelques exceptions très limitatives) soient réintégrés dans l’assiette des cotisations sociales, préalablement à l’application de la déduction spécifique.

Par ailleurs, depuis le 1.01.2023, l’application d’une DFS est obligatoirement conditionnée au fait que le salarié supporte effectivement des frais professionnels. La seule appartenance à l’une des professions ouvrant droit à une DFS ne suffit donc plus.

Le secteur du bâtiment et des travaux publics (BTP) a obtenu du gouvernement un compromis concernant l’application de cette nouvelle condition de la DFS, avec une mise en place progressive de la fin de de cette déduction.

En résumé

Les frais professionnels constituent par nature un remboursement par la société d’une dépense engagée par le salarié au titre de la mission qui lui a été confiée par cette dernière. Ils peuvent être pris en charge de façon forfaitaire dans certaines limites pour certains frais récurrents explicitement prévus par la législation fiscale et sociale.

En outre, il existe une déduction forfaitaire spécifique pouvant être appliquée à l’assiette des cotisations sociales des salariés de certaines professions.

Afin de mettre en œuvre ces dispositifs à destination des salariés de façon sécurisée, ou vous aider à déterminer la nature des frais engagés par le chef d’entreprise pouvant être prise en charge par la société, il est donc recommandé de consulter un professionnel maîtrisant ces problématiques en matière sociale et fiscale, comme Houdart Audit et Conseil.